Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen im Stande sein, elektronisch strukturierte Rechnungen („eRechnungen“) empfangen, verarbeiten und archivieren zu können. Darüber hinaus dürfen ab 2027 bzw. 2028 nur noch elektronische Rechnungen ausgestellt und versendet werden. Diese neuen gesetzlichen Vorgaben erfüllen die heute bereits häufig genutzten einfachen PDF-Dateien nicht.
Daher besteht für nahezu jedes Unternehmen dringender Handlungsbedarf – mit einigen praktischen Fallstricken.
Rechnungsstellung
Unternehmen sind grundsätzlich nur im B2B-Verkehr verpflichtet, Rechnungen zu stellen. Allerdings müssen vereinzelt auch im B2C-Bereich Rechnungen gestellt werden, z. B. für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder Werklieferungen. Die Rechnungen sind unter Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger (DV-gestützter) Buchführungssysteme (Abk.: GoBS) aufzubewahren – in der Regel für zehn Jahre. Das ist künftig auch für die jeweilige eRechnung in Form einer Datei im XML-Format erforderlich.
Nahezu alternativlos wird künftig der Versand von Rechnungen elektronisch im XML-Format erfolgen müssen.
Fristen für die neue eRechnung
Im inländischen Geschäftsverkehr im B2B-Bereich sind Unternehmen schon ab dem 01.01.2025 verpflichtet, auch die neuen eRechnungen zunächst nur empfangen, verarbeiten und archivieren zu können. Andernfalls drohen Bußgelder, aber auch steuerliche Nachteile, weil nur die Originaldateien der empfangenen eRechnungen als Nachweise für den Vorsteuerabzug verwendet werden dürfen.
Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen verpflichtet, auch den Versand von Rechnungen nur noch im XML-Format durchzuführen. Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von bis zu 800.000 € erhalten eine verlängerte Umsetzungsfrist und müssen erst ab dem 01.01.2028 das XML-Format nutzen.
Auf den ersten Blick stellt die Gesetzesänderung viele Unternehmen vor technische und organisatorische Herausforderungen – mittelfristig dürften aber Zeit- und Kostenersparnis durch Verzicht auf lästiges „Abtippen“ von Rechnungen festzustellen sein. Rechnungen im XML-Format können nämlich elektronisch weiterverarbeitet werden, weil die Rechnungsinformationen einheitlich strukturiert für die Datenverarbeitung aufbereitet sind.
Umsetzung in der Praxis
Wir empfehlen Ihnen, bereits jetzt Prozesse für die Verarbeitung von eRechnungen zu schaffen, damit Ihr Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben fristgemäß zum 01.01.2025 einhalten kann.
Wenn Sie eRechnungen künftig zumindest vorerst weiter per E-Mail versenden und empfangen möchten, empfiehlt sich möglicherweise die Einrichtung eines nur dafür vorgesehenen E-Mail-Postfachs. Dieses wird dann – beispielsweise in Ihrer Signatur, auf Ihrer Homepage oder auf Bestellungen – bekannt gemacht. So lässt sich vermeiden, dass eRechnungen aus dem Blick geraten.
Möglicherweise setzen Sie auch direkt auf das sogenannte EDI-Format (EDI = Electronic Data Interchange). Für den Austausch von Rechnungen in diesem Format sind eine eigene Software bzw. dafür vorgesehene Schnittstellen in vorhandener Software für die Rechnungsstellung erforderlich. Darüber werden die Rechnungen direkt ausgetauscht, ohne dass es eines Versands per E-Mail bedarf.
In jedem Fall benötigen Sie eine Software zur Darstellung von eRechnungen. Das Bundesministerium der Finanzen will hierzu zeitnah eine Lösung bereitstellen. Bestenfalls sollte die Software auch schon eRechnungen erstellen können, damit Sie für 2027/2028 gewappnet sind, wenn Sie nur noch eRechnungen versenden dürfen.
Problematisch könnte sein, dass Rechnungsempfänger – selbst 2027/2028 – noch nicht in der Lage sein könnten, eRechnungen zu verarbeiten. Zwar wahren Sie Ihre gesetzlichen Pflichten durch Versand und Archivierung einer Rechnung im XML-Format, bezahlt ist die Rechnung hierdurch freilich noch nicht.
Eine Lösung bietet das hybride Format „ZUGFeRD“ – ein PDF mit eingebundener XML-Datei. Mit deren Versand würde jeder Empfänger fähig sein, die Rechnung wie bislang zu lesen, zu verarbeiten und somit auch zu bezahlen. Notfalls könnte das so erstellte und archivierte ZUGFeRD-PDF-Dokument auch per Post versandt werden. Die XML-Datei allein ist durch einen Menschen nämlich nur schwer lesbar – was zu Abwicklungsschwierigkeiten führen könnte. Ihre Software sollte also auch dieses Format beherrschen.
Achten Sie in der nächsten Zeit außerdem verstärkt auf Missbrauch: Dritte könnten Ihnen E-Mail-Anhänge mit Schadsoftware zusenden, die Mitarbeiter wegen der neuen, ungewohnten Dateiendung anklicken. Prüfen Sie also besonders aufmerksam den Absender der E-Mail nebst eRechnung, bevor Sie Dateien öffnen.
Da mit der Verarbeitung einer eRechnung in aller Regel nun auch eine Datenverarbeitung einhergeht, sollten Sie sich zusätzlich um den Datenschutz kümmern. Betroffeneninformationen, Verarbeitungsverzeichnisse und technisch-organisatorische Maßnahmen sind datenschutzrechtlich erforderlich.
