Mitarbeiterfotos sind ein zentrales Element moderner Unternehmenskommunikation – ob auf der Website, in sozialen Medien oder in Recruiting-Kampagnen. Gleichzeitig greifen Veröffentlichung und Nutzung dieser Bilder unmittelbar in die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen ein. Rechtssicherheit entsteht daher nur durch klare Einwilligungen, transparente Information und funktionierende interne Prozesse.
Rechtsgrundlage und Grundprinzip
Die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Maßgeblich sind insbesondere Art. 6 DSGVO, § 26 BDSG sowie §§ 22, 23 KUG. In der Praxis gilt: Für Fotos ist regelmäßig eine ausdrückliche Einwilligung sinnvoll. Ein Rückgriff auf „berechtigte Interessen“ scheidet meist aus.
Die Einwilligung muss freiwillig, informiert und eindeutig erfolgen. Gerade im Arbeitsverhältnis ist besondere Sorgfalt geboten, da ein Abhängigkeitsverhältnis besteht.
Einwilligung richtig gestalten
Eine rechtssichere Einwilligung sollte die konkreten Verwendungszwecke (z. B. Website, Social Media, Print) klar benennen und die Reichweite der Nutzung verständlich machen. Empfehlenswert ist eine Kombination aus allgemeiner Einwilligung und konkreter Zuordnung zum jeweiligen Foto.
Wichtig ist zudem der Hinweis auf die jederzeitige Widerrufsmöglichkeit sowie die weltweite Abrufbarkeit bei Online-Veröffentlichungen.
Besondere Konstellationen
Gruppenfotos sind rechtlich häufig weniger sensibel als Einzelporträts, ersetzen aber nicht automatisch die Einwilligung. Nur wenn Bildnisse „zeitgeschichtlich relevant“ oder Personen „Beiwerk“ sind, kann ausnahmsweise auf eine Einwilligung verzichtet werden. Ansonsten müssen erneut alle Personen zustimmen. Illustrationsfotos ohne erkennbare Personen sind in der Praxis daher nach wie vor die risikoärmste Lösung, insbesondere für langfristige Marketingmaßnahmen.
Ausscheiden und Widerruf
Ein häufiger Praxisfehler liegt im Umgang mit repräsentativen Fotos ausgeschiedener Mitarbeitenden. Hier besteht häufig eine Löschpflicht, wenn die Einwilligung nicht um diese Konstellation erweitert eingeholt wurde.
Ein Widerruf der Einwilligung ist aber unabhängig von einer solchen Konstellation möglich und muss organisatorisch schnell umgesetzt werden. Unternehmen sollten daher jederzeit wissen, wo welche Bilder verwendet werden.
Praxis-Check
Für die schnelle Umsetzung im Unternehmensalltag sollten insbesondere folgende Punkte sichergestellt werden:
Einwilligung vor jeder Veröffentlichung einholen (schriftlich, zweckgebunden)
Zwecke und Medien klar definieren (Website, Social Media etc.)
Widerrufsprozesse und Löschkonzept fest etablieren
„Team“-Darstellungen regelmäßig aktualisieren
Fazit
Die Nutzung von Mitarbeiterfotos ist rechtlich gut beherrschbar, wenn Unternehmen strukturiert vorgehen. Klare Einwilligungen, transparente Information und saubere Prozesse sind der Schlüssel. Wer diese Grundsätze beachtet, minimiert Haftungsrisiken und schafft zugleich einen professionellen und vertrauenswürdigen Außenauftritt.
