Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022 wird das Thema Zeiterfassung in vielen Unternehmen mit einem gewissen Maß an Unsicherheit behandelt. Mangels gesetzlicher Regelung steht bislang jedoch nur fest, dass Arbeitszeit bereits jetzt erfasst werden muss.
Wir beleuchten zusätzlich die datenschutzrechtliche Seite dieser Thematik, insbesondere die Erfassung zu internen und externen Abrechnungszwecken.
Allgemeines
Die Erfassung der Mitarbeiterzeit wird nicht nur in den Medien und der Politik häufig thematisiert, sondern auch von Gerichten und Datenschutzbehörden.
In der Tat stellt nämlich jede Verarbeitung von Arbeitszeitdaten auch eine Datenverarbeitung im Sinne des Datenschutzrechts dar, bei der das Verbot der Datenverarbeitung ohne Rechtsgrund und die ergänzenden Gebote von Datensparsamkeit und enger Zweckbindung zu beachten sind. Natürlich müssen Sie die betroffenen Mitarbeiter stets über die grundsätzliche Datenverarbeitung informieren.
Für den Fall der Erfassung von Mitarbeiterzeiten bedeutet dies, dass Sie die Daten der Zeiterfassung auf Basis der gesetzlichen und/oder arbeitsvertraglichen Grundlage grundsätzlich verarbeiten dürfen – allerdings nur so weit erforderlich und nur zweckbezogen:
- Abrechnungsdaten – zur internen und externen Abrechnung;
- Interne Arbeitszeit – zur Erfüllung Ihrer Pflichten aus dem Arbeitszeitgesetz und/oder zu Controllingzwecken.
Extern abzurechnende Zeit
Rechtsgrundlage für abzurechnende Zeit ist das Vertragsverhältnis mit Ihrem Mitarbeiter einerseits und das Vertragsverhältnis mit Ihrem Kunden andererseits, soweit eine Vergütung auf Zeit vereinbart ist.
Das darf – je nach Vereinbarung mit dem Kunden – natürlich auch minutengenau geschehen. Das Gebot der Datenminimierung bewirkt allerdings, dass Sie dem Kunden den vollen Namen des Mitarbeiters nur mitteilen dürfen, wenn dieser eine nicht auswechselbare Beziehung zum Kunden hat (Projektleiter, Ansprechpartner, spezifischer Stundensatz, gewünschter Fachmann). Zu Zwecken der Transparenz und Zuordnung können allerdings verschleiernde Kürzel für Mitarbeiter verwendet werden.
Zugriffsberechtigt wären hier Vorgesetzte und Buchhaltung.
Interne Zeiterfassung
Eine Arbeitszeiterfassung sollten Sie aufgrund des aktuellen Urteils bereits jetzt einrichten. Das BAG sieht eine erweiterte Dokumentationspflicht vor, auch wenn konkretisierende gesetzliche Regelungen bislang im Entwurfsstadium steckengeblieben sind.
Die Arbeitszeit müssen Sie also erfassen, um das Arbeitsverhältnis durchzuführen – nach Rechtsprechung und Gesetzgeber insbesondere, um die Arbeitskraft gegen Überbeanspruchung durch Überstunden zu sichern.
Die Nutzung dieser Daten zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist möglich, allerdings eingeschränkt durch das Need-to-know-Prinzip: So dürfen die Daten nur im wirklich erforderlichen Umfang zu Controlling-Zwecken genutzt und als Rohdaten in der Regel nur zwei Jahre aufbewahrt werden.
So eine Überwachung darf allerdings nur stichprobenartig erfolgen (BAG, Beschluss vom 26.08.2008, 1 ABR 16/07). Eine Monatsübersicht mit Ist-/ Soll-Stunden sei dabei wohl ebenso zulässig wie eine stichprobenartige Kontrolle durch die Geschäftsführung, äußern die Datenschutzbehörden aus Niedersachsen und Rheinland-Pfalz.
Diese Daten sind jedoch Geschäftsleitung und Personalabteilung, allenfalls auch noch direkten Vorgesetzten, vorbehalten.
Fazit
Die Zeiterfassung bei Mitarbeitern ist Pflicht. Sie wird nach und nach transparenter und digitaler ausgestaltet werden. Dies eröffnet neue Möglichkeiten, aber auch rechtliche Probleme. Ein Schutzbedürfnis des Mitarbeiters wird häufig zu bejahen sein, sodass Kontrollmaßnahmen im Einzelfall vorab rechtlich geprüft werden sollten.
