Es ist soweit: Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) kommt. Das führt zu Handlungsbedarf bei vielen mittelständischen Unternehmen.
Nach zähen Verhandlungen haben sich Bund und Länder geeinigt. Insbesondere die Pflicht zur Einrichtung eines Meldekanals besteht künftig für alle Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern.
Wir erläutern Ihnen die Hintergründe und bieten Lösungsmöglichkeiten.
Ausgangslage
Personen mit engem Bezug zu internen Vorgängen nehmen Missstände in Unternehmen meistens viel früher wahr als die Geschäftsleitung. Mitarbeiter können solche Erkenntnisse haben, aber auch Dritte wie Lieferanten oder Dienstleister.
Das unternehmerische Interesse liegt dann meist darin, die Sachverhalte selbst aufzuklären, zu untersuchen und für Abhilfe zu sorgen, denn auch eine Meldung an andere Dritte oder Behörden, wie die neue Meldestelle des Bundes, wäre denkbar. Dann wäre ein Schaden – beispielsweise ein Bußgeld oder ein Schadensersatzanspruch – kaum noch abwendbar.
Durch die Meldungen können zugleich Geschäftsprozesse verbessert oder Verstöße intern verfolgt werden. Jedenfalls sollten Hinweise ernst genommen werden. Einige Unternehmen verzichten jedoch auf Aufklärungsarbeit, weil hierfür im Tagesgeschäft wenig Raum bleibt.
Dieser Problematik begegnet der Gesetzgeber nun mit dem Hinweisgeberschutzgesetz. Es gibt Meldekanäle und Maßnahmen vor, verpflichtet die Unternehmen zur Einführung und standardisiert Mittel und Wege, die viele Vorteile für den internen Erkenntnisgewinn liefern.
Hinweisgeberschutzgesetz
Nach zähem Ringen hat auch der Bundesrat dem im Vermittlungsausschuss entstandenen Kompromiss zugestimmt und den Weg frei gemacht für die deutsche Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie (EU) 2019/1937.
Das Hinweisgeberschutzgesetz soll Personen schützen, die auf alle denkbaren Arten von Missständen hinweisen möchten. Hierbei kann es sich um einfache Fehler im unternehmerischen Geschäftsverkehr handeln, aber auch um Straftaten oder sonstige Verstöße. Hinweisgebern – neudeutsch: Whistleblowern – soll vor allem die Möglichkeit eröffnet werden, ihre Erkenntnisse über einen leicht erreichbaren, anonym nutzbaren Meldekanal an das Unternehmen zu übermitteln.
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt künftig die Pflichten von Unternehmen im Umgang mit Whistleblowern.
Regelungen im Detail
Einen Monat nach Verkündung des Gesetzes, also voraussichtlich Ende Juni 2023, wird das Hinweisgeberschutzgesetz seine Wirkung entfalten.
Für Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern gilt die Pflicht, einen Meldekanal einzurichten, ab dem 17. Dezember 2023. Für Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern gilt die Pflicht sogar bereits ab einem Monat nach Verkündung des Gesetzes.
Der Meldekanal muss zu einer unabhängigen, fachkundigen internen oder externen Stelle führen. Hierfür käme die Geschäftsleitung selbst also nicht in Betracht. Allerdings wird der Datenschutzbeauftragte in der Hinweisgeberrichtlinie (Erwägungsgrund 56) als geeignete Stelle aufgeführt, was Prozesse vereinfachen könnte. Dieser muss nach Auffassung der Datenschutzkonferenz ohnehin eine Datenschutz-Folgenabschätzung bei Einrichtung des Meldekanals durchführen.
Ermöglicht werden muss eine textliche oder mündliche (z. B. telefonische) Meldung. Der Meldung schließen sich Untersuchungen zum mitgeteilten Vorfall an. Natürlich muss der Whistleblower jederzeit über das Prozedere und seine Rechte (z. B. Datenschutz) informiert werden.
Das Gesetz bestimmt auch, dass der Eingang von Meldungen innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen ist, Rückfragen möglich sein müssen, Folgemaßnahmen ergriffen werden sollen und eine Abschlussmeldung an den Whistleblower innerhalb von drei Monaten zu erfolgen hat. Die Dokumentation der Vorgänge ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.
Praktikabel sind also vor allem externe, webbasierte Meldekanäle, die leicht zu implementieren sind und die üblichen Betriebsabläufe nicht stören. Ein Link auf der Unternehmenswebsite würde dann auf den Meldekanal hinweisen können. Eine solche Lösung stellen wir Ihnen gerne ab ca. 50 € pro Monat bereit.
Repressalien gegen den Hinweisgeber sind grundsätzlich verboten. Bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Weitergabe falscher Tatsachen besteht jedoch ein Schadensersatzanspruch gegen den Hinweisgeber.
Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz, z. B. ein nicht eingerichteter Meldekanal oder ungeeignete Meldestellen, können Bußgelder in Höhe von bis zu 50.000 € nach sich ziehen.
Fazit
Die Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes eröffnet für Unternehmen viele Möglichkeiten, Geschäftsprozesse weiterzuentwickeln, nachdem Verstöße auf Mitarbeiterebene identifiziert wurden. Natürlich ist damit ein gewisser Aufwand verbunden, der sich jedoch durch eine Vielzahl an nützlichen Erkenntnissen relativieren dürfte.
